Il seguente articolo fa seguito alla pubblicazione “Comunicazione integrata: come l’azienda dovrebbe comunicare” e si pone l’obiettivo di tracciare delle linee guida utili per la pianificazione di un piano di comunicazione interna.
L’implementazione di un piano si articola in diverse fasi:
- Individuazione del TARGET. Le organizzazioni aziendali hanno assunto nel tempo una maggiore complessità, oggi bisogna chiedersi se rivolgere la comunicazione interna soltanto ai dipendenti oppure a tutto l’entourage di collaboratori esterni, a progetto, consulenti, persone che spesso fisicamente lavorano in città o magari nazioni distanti, cui i mezzi di comunicazione odierni consentono di raggiungere.
- Definizione degli OBIETTIVI. Oltre agli obiettivi “macro” come la condivisione della mission o la diffusione di valori aziendali, la comunicazione interna può avere obiettivi più concreti e tattici. Può avere ad esempio scopi informativi di base (comunicazioni di servizio), operativi di supporto ai processi organizzativi, formativi, divulgativi (comunicazione di messaggi chiave o di linee guida per la corporate identity).
- IMPLEMENTAZIONE del processo. Il piano di comunicazione interna prevede una serie di azioni per cui vanno tenuti in considerazione i tempi di realizzazione e le scadenze, sia per la produzione/realizzazione che per la diffusione della comunicazione stessa. Bisogna valutare ad esempio con quale frequenza trasferire i messaggi e se esistono periodi critici per l’azienda nei quali è bene sospendere o intensificare la comunicazione. Per quanto riguarda i mezzi di comunicazione, se un’azienda utilizza strumenti tradizionali di comunicazione interna è bene integrarli ai nuovi, sfruttare format esistenti come circolari, rassegne stampa, giornali aziendali è concepibile ma oggi diventa fondamentale renderli disponibili anche in versione digitale. Bisogna inoltre individuare il linguaggio adatto di comunicazione che nei contatti con l’esterno può non corrispondere al gergo aziendale. Spesso all’interno di un’impresa esistono procedure, documenti ed espressioni condivise, è importante valutare questi aspetti e decidere se usare un tono formale o informale, se parlare a tutti indistintamente o usare linguaggi diversi su strumenti diversi.
- Previsione del BUDGET. Anche nel caso in cui la comunicazione fosse prodotta dal personale interno in formato digitale, va comunque messo in preventivo il tempo speso dalle risorse alla creazione e trasmissione dei contenuti.
- VALUTAZIONE del processo. Oltre all’analisi delle statistiche sui destinatari raggiunti dalla comunicazione interna, è bene prevedere anche altre forme di feedback (commenti, sondaggi etc). Un livello più sofisticato di monitoraggio riguarda la possibilità di rilevare l’effettiva trasmissione di obiettivi e valori dell’azienda, capire cioè se certi messaggi sono stati trasmessi oppure no e cosa è stato realmente percepito dal destinatario. Può essere valutata anche l’opportunità di condividere con il personale alcuni dei risultati della comunicazione.
Un tempo la comunicazione interna era il “giornalino aziendale” o l’house organ redatti con un linguaggio artificioso da un gruppo redazionale, che si faceva portavoce delle informazioni sia dall’alto che dal basso. Oggi che la tecnologia prevede strumenti di comunicazione più rapidi, immediati, fruibili (intranet, forum ecc.) che facilitano la partecipazione di tutto il personale aziendale non solo nella ricezione ma anche nella produzione di contenuti di comunicazione interna, il che può diventare strumento di maggiore coinvolgimento dei dipendenti nella realtà aziendale, oltre che nella condivisione e raggiungimento degli obiettivi aziendali.
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