Per sviluppare al meglio la comunicazione è indispensabile prima di tutto avere una visione strategica che integri la comunicazione interna ed esterna. Molte aziende decidono di focalizzare tutte le risorse di comunicazione in investimenti pubblicitari e campagne di marketing, il che può rappresentare una valutazione corretta a condizione che venga fatto in prima battuta con consapevolezza aziendale e in secondo luogo con una strategia integrata di comunicazione interna ed esterna. Numerosi sono gli strumenti che oggi le aziende hanno a disposizione a partire dai mezzi pubblicitari tradizionali (stampa, radio, materiale stampato come brochure etc) fino ai nuovi canali di comunicazione basati su tecnologie web e mobile. Ma sono diversi anche gli strumenti impliciti di comunicazione cui porre attenzione come l’immagine trasmessa dalla propria sede, il modo in cui viene gestita l’organizzazione e in cui si presenta agli occhi del pubblico. Strumenti impliciti appunto, ma che spesso contribuiscono fortemente all’immagine di sé che l’azienda trasmette all’esterno anche in maniera inconsapevole.
Uno degli errori più comuni è quello di ridurre la strategia di comunicazione alla semplice scelta dei canali di comunicazione esterna, che assume valore solo se coerente con una più profonda attività di sviluppo del business. Una visione strategica chiara e coerente dovrebbe essere la base su cui costruire tutto il resto, dalla comunicazione interna a quella verso l’esterno. All’interno di un’azienda, la comunicazione interna si sviluppa in due direzioni:
- Top-down: informazioni comunicate dall’alto (manager, dirigenti, quadri) verso il basso (impiegati, dipendenti, collaboratori) attraverso ad esempio incontri, intranet aziendale e comunicazioni varie. Lo scopo è quello di diffondere le informazioni e di condividere gli obiettivi tra tutti i soggetti facenti parte dell’organizzazione.
- Botton-up: ritorno della comunicazione dal basso verso l’alto tramite ad esempio colloqui individuali e questionari che non hanno soltanto lo scopo di informare ma anche di ascoltare i dipendenti dell’azienda.
Naturalmente nelle piccole e medie imprese la comunicazione dall’alto verso il basso (e viceversa) è più diretta, le grandi imprese invece hanno a disposizione strumenti utili e tempestivi per favorire lo scambio di informazioni da e verso i dipendenti al top management.
Pensare di ricorrere alla comunicazione interna soltanto nei momenti di cambiamento di un’azienda (fusioni, acquisizioni, ristrutturazioni aziendali…) o nei momenti di crisi è un errore. La comunicazione interna è essenziale e utile soprattutto perché tramite azioni che diffondano all’interno dello staff la mission e gli obiettivi aziendali, si può migliorare la produzione di beni e servizi verso l’esterno. Ma non solo. Iniziative che rendano note le scelte aziendali, che semplifichino le procedure operative, che eliminino tempi morti nei processi comunicativi e decisionali hanno come effetto la diminuzione di incomprensioni e contrasti – in un’ottica di miglioramento del clima aziendale e di sviluppo del senso di appartenenza/fiducia – ma soprattutto possono avere come conseguenza l’inattesa rivalutazione o scoperta di risorse interne presenti nell’azienda.
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